Les bénéfices de l’automatisation des processus liés à la conformité RGPD sont nombreux ; vision centralisée, efficacité dans le traitement des demandes d’accès aux données et meilleur niveau de sécurisation du système d’information.
La mise en conformité RGPD implique une gestion des données rigoureuse, une mise à jour permanente du système d’information de l’entreprise et la mobilisation de multiples compétences juridiques, technologiques et organisationnelles. Heureusement, les solutions de gestion de données, comme le logiciel Deepeo développé par Infotel, permettent l’automatisation de très nombreuses procédures et la mise en œuvre opérationnelle des politiques de protection des données.
Créer une vision centralisée des données personnelles
Un des premiers avantages de l’automatisation est d’offrir la possibilité aux équipes en charge de la conformité RGPD de se créer une vision centralisée des données personnelles que leur organisation manipule au quotidien. Cette vision à 360° passe principalement par une phase de cartographie.
En scannant automatiquement la totalité des bases de données relationnelles, des disques réseau partagés et l’ensemble des données situées dans le cloud (notamment au sein des applications CRM, ERP ou des systèmes de gestion de contenu), les solutions de conformité RGPD permettent de mettre en œuvre un inventaire central, qui s’accompagne d’une visualisation exhaustive de la localisation des données et de leur nature.
Cette phase de découverte et d’analyse des différents volumes et formats de données personnelles présents au sein du système d’information de l’entreprise est traditionnellement réalisée à l’aide d’enquêtes effectuées manuellement. L’automatisation de ces tâches répétitives et parfois fastidieuses fait gagner un temps précieux au DPO et à tous les collaborateurs impliqués dans le processus de conformité RGPD, qui gagnent également en précision.
Répondre plus efficacement aux demandes des clients et utilisateurs
Dans le cadre du RGPD, les entreprises sont par ailleurs soumises au droit d’accès des personnes à l’ensemble des informations qui les concernent. Mais ce droit d’accès n’est pas le seul prévu par le règlement européen : les droits de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition doivent eux aussi être pris en considération.
L’automatisation de ces processus, qui sont appelés DSAR (Data Subject Access Request, ou Demande d’accès aux données en français), est un gage supplémentaire de confiance et de fiabilité. Face au volume croissant de ces demandes, le DPO et son équipe peuvent en effet localiser rapidement les données à modifier ou supprimer, tout en évitant les éventuels oublis dus à des doublons disséminés dans les bases.
Il est à ce titre très important que, lorsqu’un individu est supprimé d’une base de données principale, la propagation se fasse de manière efficace. La mise à jour du système d’information doit en effet concerner l’ensemble des systèmes connexes, notamment les applications de gestion de la relation client (CRM), les solutions de marketing relationnel ainsi que l’ERP de l’entreprise.
Certaines solutions de gestion des données, comme Deepeo, proposent par ailleurs des fonctionnalités d’anonymisation des données. Celles-ci permettent notamment aux équipes spécialisées dans la conformité RGPD de rendre anonymes les données d’une personne concernée sans avoir à les supprimer. Cela facilite aussi les processus d’analyse des données en préservant l’identité des clients, membres ou utilisateurs de l’entreprise.
Contribuer à une meilleure sécurité du système d’information
Enfin, il faut avoir en tête que les processus d’automatisation liés à la conformité RGPD sont également très bénéfiques aux équipes en charge de la sécurité des systèmes d’information (SSI) de l’entreprise. Le RSSI et ses collaborateurs peuvent ainsi accéder aux données dont ils ont besoin au quotidien pour avancer sur leurs dossiers. C’est notamment le cas lorsqu’ils ont besoin de procéder à des recherches minutieuses visant à identifier si une violation de données est survenue au sein de l’organisation.
Il est également à noter que les équipes sécurité (tout comme les équipes techniques d’ailleurs) disposent, grâce à la solution Deepeo, d’une fonctionnalité leur permettant d’être en mode « lecture seule ». Cela leur permet de simuler des suppressions ou des anonymisations de données et d’effectuer une évaluation opérationnelle avant toute modification.
Autre fonctionnalité intéressante proposée par certaines solutions de gestion des données : la création de « listes des exceptions ». Tenir une « liste des exceptions » des personnes qui ne doivent pas être supprimées ou anonymisées permet de ne pas interférer, par exemple, avec des enquêtes en cours de la répression des fraudes.
Les solutions d’automatisation de la gestion du RGPD aident les organisations à gagner du temps, à réduire les risques, à améliorer la conformité, à optimiser les ressources et à renforcer l’expérience utilisateur. Elles contribuent à créer un environnement plus fiable et plus transparent pour la gestion des données personnelles.